Koszty reprezentacji - czy zawsze są kosztem podatkowym?

Koszty reprezentacji - temat, który niejednokrotnie pojawia się w mediach społecznościowych i w rozmowach na linii klient - księgowy. Temat znany, ale czy rozumiany? Czym więc tak właściwie są koszty reprezentacji? Dlaczego przy tego typu wydatkach, księgowy ma wątpliwości i dopytuje? Czy wydatki na reprezentację zawsze stanowią koszty uzyskania przychodu dla przedsiębiorcy? Zapraszamy do lektury.

Koszty reprezentacji to wydatki, które ponosi przedsiębiorca w celu promowania swojej firmy, utrzymania pozytywnych relacji z klientami, kontrahentami i innymi partnerami biznesowymi. Mają na celu przede wszystkim budowanie pozytywnego wizerunku firmy.

Zaliczyć można do nich wydatki poniesione na reklamę, organizację spotkań biznesowych, eventów, wynajem lokali, catering, poczęstunki dla gości, zakup prezentów okolicznościowych itp.

Czy pojęcie reprezentacji jest jednoznaczne i nie budzi żadnych wątpliwości?

Pojęcie reprezentacji w praktyce bardzo często budzi wiele pytań wśród przedsiębiorców. Zgodnie z ustawą o podatku dochodowym od osób fizycznych (PIT), wydatki poniesione w celu reprezentacji firmy nie stanowią kosztów uzyskania przychodów (NKUP). 

"Nie uważa się za koszty uzyskania przychodów: wydatków na koszty reprezentacji, w szczególności poniesionych na usługi gastronomiczne, zakup żywności oraz napojów, w tym alkoholowych." (Art. 23 ust. 1 pkt. 23 ustawy o PIT)

Reprezentacja, do pewnego czasu miała zawężoną definicję i była rozumiana jako podejmowanie działań przez przedsiębiorę, które mają charakter wystawny, nadmiernie przesadny, ponosząc wydatki wyższe, niż jest to konieczne i nieadekwatne do prowadzonej działalności.

Spojrzenie na pojęcie reprezentacji zmieniło się po wyroku NSA z 17 czerwca 2023 r. (sygn. akt II FSK 702/11). Naczelny Sąd Administracyjny wskazał, że dla właściwego określenia pojęcia reprezentacji najistotniejszy jest cel poniesienia wydatku, a nie jego rodzaj. NSA zdefiniował, że reprezentacja to utrwalenie pozytywnego wizerunku podatnika wobec innych podmiotów poprzez prowadzenie działań skierowanych do obecnych i potencjalnych kontrahentów, w celu stworzenia oczekiwanego wizerunku przedsiębiorcy, dla potrzeb zawarcia umowy.

Wydatki poniesione na reprezentację np. prezenty, usługi gastronomiczne mogą być uznane za koszt uzyskania przychodu tylko wówczas, gdy są niezbędne i ściśle związane z uzyskaniem przychodu lub mają bezpośredni związek z prowadzoną działalnością gospodarczą.

Czy wydatki poniesione na zakup żywności i napojów, w tym alkoholowych, mogą być uznane za reprezentację?

Tak, wydatki na zakup żywności i napojów bardzo często mogą być uznane za koszt reprezentacji (art. 23 ust. 1 pkt 23 ustawy o PIT) w sytuacji, gdy zakup tych produktów ma na celu wyłącznie budowanie dobrego wizerunku podatnika i jego firmy w oczach innych kontrahentów, w szczególności takie, które mają charakter wystawny, nadmiernie przesadny (np. konsumpcja słynnych "ośmiorniczek" za kilka tysięcy złotych)

Jeżeli wydatki te poniesione są w ramach reklamy, promocji działalności firmy np. podczas organizowanych spotkań promocyjnych, gdzie zakupione napoje i poczęstunek są przeznaczone dla uczestników tych spotkań, mogą stanowić one koszty uzyskania przychodu.

Wydatki poniesione na zakup alkoholu wręczanego klientom, nigdy nie są uznawane za koszty uzyskania przychodów, nawet gdy widnieje na nich logo firmy. Wydatki na alkohol zawsze są kosztem reprezentacji, wyłączonym z kosztów uzyskania przychodów.

Czy Urząd Skarbowy kwestionuje poniesione koszy reprezentacyjne?

Urząd Skarbowy może zakwestionować wydatki reprezentacyjne i uznać je za wydatki prywatne (np. usługa gastronomiczna, catering), które nie mogą być zaliczone do kosztów prowadzonej działalności. Zasadnym jest więc, żeby przedsiębiorca ujmował wydatki reprezentacyjne zgodnie z podstawą prawną lub indywidualną interpretacją dyrektora KIS, w celu uniknięcia zakwestionowania tych wydatków przez Urząd Skarbowy. Powoduje to konieczność złożenia korekty zeznania podatkowego, zapłaty zaległego podatku dochodowego oraz ewentualnych odsetek za zwłokę.

O czym pamiętać, ponosząc koszty reprezentacji, przed ewentualną kontrolą Urzędu?

Aby uniknąć ryzyka zakwestionowania kosztów reprezentacji, warto przestrzegać kilku zasad:

• Dokumentacja - wszystkie wydatki reprezentacyjne powinny być odpowiednio udokumentowane (faktury, paragony). Bez odpowiedniej dokumentacji trudno będzie udowodnić, że wydatek ma związek z prowadzoną działalnością gospodarczą,

• Bezpośredni związek z działalnością - koszty reprezentacji powinny mieć bezpośredni związek z działalnością firmy; mieć na celu nawiązanie nowych relacji biznesowych, wzmocnienie wizerunku firmy czy promocję usług i produktów. Wydatki, które nie spełniają tych kryteriów, należy traktować jako prywatne,

• Granice rozsądku - chociaż wielu przedsiębiorców ponosi wydatki reprezentacyjne, należy pamiętać, że nie wszystkie wydatki tego typu mogą stanowić KUP. Koszty reprezentacji powinny być uzasadnione i proporcjonalne do działalności firmy.

Podsumowując, koszty reprezentacji to wydatki, które przedsiębiorca ponosi w celu promowania wizerunku firmy oraz nawiązywania relacji z kontrahentami. Chociaż przedsiębiorcy mogą je ponosić, nie zawsze uznawane są one za koszt uzyskania przychodu. To wydatki, które często są kwestionowane przez Urzędy Skarbowe, dlatego bardzo ważnym aspektem jest ich właściwe dokumentowanie i opisywanie, jako niezbędne w prowadzonej działalności gospodarczej.

Jeśli chcesz uzyskać więcej informacji na ten lub inne tematy podatkowe, zapraszamy do kontaktu z naszą spółką doradztwa podatkowego Wardzała i Spółka z o. o. Nasi doradcy z przyjemnością udzielą wszelkich niezbędnych informacji i pomogą w podejmowaniu decyzji z uwzględnieniem obowiązujących przepisów.

Wardzała i Spółka z o.o. Spółka Doradztwa Podatkowego