KSeF jest nieunikniony, nie daj się zaskoczyć!

Ministerstwo Finansów oficjalnie potwierdziło: nie będzie kolejnych odroczeń obowiązkowego e-fakturowania w ramach Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF). Nowe terminy wejścia systemu w życie pozostają niezmienne i zostały określone w sposób jasny:

·        Od 1 lutego 2026 roku – obowiązek korzystania z KSeF obejmie podatników, których sprzedaż w 2024 roku przekroczyła 200 mln zł brutto.

·        Od 1 kwietnia 2026 roku – obowiązek zostanie rozszerzony na wszystkich pozostałych podatników VAT.

Ministerstwo Finansów podkreśliło, że nie planuje dalszych przesunięć tych terminów, dlatego już teraz warto przygotować swoją firmę na nadchodzące zmiany.

Dla wielu firm to rewolucja – nie tylko technologiczna, ale i organizacyjna. Dlatego warto już teraz przyjrzeć się dokładnie, czym jest KSeF, kogo dotyczy, jak działa i co trzeba zrobić, by bez problemów wdrożyć go w codziennej działalności.

CZYM WŁAŚCIWIE JEST KSEF?

Krajowy System e-Faktur (KSeF) to narzędzie stworzone przez administrację skarbową do obsługi tzw. faktur ustrukturyzowanych. W praktyce oznacza to, że każda faktura – zarówno sprzedażowa, jak i konsumencka – musi zostać przygotowana w odpowiednim, ściśle określonym formacie elektronicznym (XML), przesłana do KSeF i zarejestrowana w systemie Ministerstwa Finansów.

Najważniejsze cechy KSeF:

·        faktura nie jest już zwykłym dokumentem PDF – przyjmuje formę cyfrową, zgodną z oficjalnym wzorcem,

·        faktura wystawiona w KSeF trafia najpierw do systemu Ministerstwa Finansów, a dopiero potem do kontrahenta, po udzieleniu zgody przez nabywcę,

·        system działa cały czas i zapewnia centralną kontrolę i archiwizację faktur.

KOGO DOTYCZY OBOWIĄZEK KORZYSTANIA Z KSEF?

Obowiązek obejmie:

·        czynnych podatników VAT,

·        przedsiębiorców zwolnionych z VAT,

·        podmioty zagraniczne korzystające z procedury OSS, posiadające polski numer NIP.

Podsumowując, każdy kto wystawia faktury w Polsce, będzie musiał przejść na nowy system.

FAKTURY WYSTAWIANE POZA KSEF - LIMIT 10 000 ZŁ W OKRESIE PRZEJŚCIOWYM

 Ministerstwo Finansów przewidziało pewne ułatwienie, w okresie przejściowym wdrażania Krajowego Systemu e-Faktur – możliwość wystawiania faktur poza KSeF. Dotyczy to sytuacji, gdy wartość pojedynczej faktury nie przekracza 450 zł tzw. faktura uproszczona, a ich łączna miesięczna wartość nie przekroczy 10 000 zł. W takich przypadkach faktury nadal będzie można wystawiać tradycyjnie – w formie papierowej lub przy użyciu dowolnego oprogramowania, bez konieczności ich natychmiastowego przesyłania do KSeF.

KORZYŚCI PŁYNĄCE Z WDROŻENIA KSEF

Choć zmiana może wydawać się trudna, Ministerstwo Finansów wskazuje na szereg istotnych korzyści wynikających z wprowadzenia KSeF:

·        Automatyzacja procesów – faktury tworzone i wysyłane elektronicznie znacznie przyspieszają obsługę księgową.

·        Mniej błędów – system eliminuje pomyłki, które mogą pojawić się przy ręcznym wystawianiu i przesyłaniu faktur.

·        Bezpieczeństwo – scentralizowany obieg dokumentów utrudnia nadużycia i fałszerstwa.

·        Oszczędność czasu i kosztów – mniej papieru, mniej poczty, więcej cyfryzacji.

·        Łatwość archiwizacji – dokumenty są automatycznie przechowywane w systemie, co ułatwia kontrole i audyty.

JAK SIĘ PRZYGOTOWAĆ?

Wdrożenie KSeF wymaga nie tylko zrozumienia nowych przepisów, ale też konkretnych działań po stronie firmy. Oto, co warto zrobić:

1.      Zweryfikuj obecne oprogramowanie księgowe – czy umożliwia generowanie faktur w formacie XML zgodnym z KSeF?

2.      Przeszkol pracowników – księgowi, handlowcy i osoby wystawiające faktury muszą znać zasady nowego systemu.

3.      Skorzystaj z narzędzi testowych – Ministerstwo Finansów udostępnia bezpłatne środowisko testowe KSeF, które pozwala zapoznać się z jego działaniem.

4.      Zdecyduj, z czego będziesz korzystać – bezpłatne rozwiązania MF czy komercyjne oprogramowanie z pełną integracją?

5.      Przygotuj komunikację z klientami i kontrahentami – zwłaszcza w kontekście udzielania zgody na odbiór faktur z KSeF.

ODPOWIEDZIALNOŚĆ BIURA RACHUNKOWEGO

Warto zaznaczyć, że obowiązek pobierania faktur kosztowych z KSeF spoczywa na podatniku, czyli na przedsiębiorcy – nie na biurze rachunkowym. Biura rachunkowe nie będą automatycznie pobierać faktur kosztowych z systemu KSeF, ani nie będą ponosić odpowiedzialności za ich kompletność, zgodność czy autentyczność. Należy podkreślić, że to klienci powinni samodzielnie monitorować faktury znajdujące się w systemie i zadbać o to, by nie znajdowały się tam dokumenty tzw. „puste” lub wystawione bez podstawy prawnej. Prawidłowe rozliczenie kosztów możliwe jest wyłącznie na podstawie poprawnie pobranych i dostarczonych faktur.

Obowiązkowe e-fakturowanie może być dużym wyzwanie, szczególnie jeśli firma dotąd nie korzystała z narzędzi cyfrowych do fakturowania czy archiwizacji. Właśnie dlatego warto zacząć przygotowania odpowiednio wcześnie – by mieć czas na szkolenia, testy i wdrożenia.

Nie masz pewności, czy Twoja firma jest gotowa na KSeF? A może potrzebujesz pomocy w dostosowaniu systemów? Zapraszamy do kontaktu z naszymi konsultantami – doradzimy, jak krok po kroku przygotować się na nadchodzące zmiany i zapewnić zgodność z nowymi przepisami.

Wardzała i Spółka - jesteśmy gotowi na KSeF